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我国首个规范专利代理机构服务的国家标准正式实施

作者:胡姝阳来源:中国知识产权资讯网 日期:2018年1月9日 18:01

新年伊始,我国专利代理行业有大事发生!自2018年1月1日起,由国家知识产权局、中华全国专利代理人协会、江苏省知识产权局、江苏省知识产权研究中心起草的国家标准《专利代理机构服务规范》(标准号:GBT34833-2017,下称《规范》)正式实施。这是我国首个规范专利代理机构服务的国家标准。

《规范》具体规定了专利代理机构的服务总则、管理要求、人力资源管理、机构信息管理、业务管理、服务要求、服务评价与改进等内容。

国家知识产权局条法司相关负责人在接受本报记者采访时表示:在当前形势下,制定并实施《规范》对于提高专利代理机构管理能力、提升专利代理服务质量、规范专利代理服务市场秩序具有重要意义。

《规范》适时出台

专利代理机构是知识产权中介服务系统的重要组成部分,专利代理机构服务是发明创造获得授权、专利得以转化的重要桥梁。

近年来,专利代理行业相关问题逐渐显现,如专利代理人资质不明确、专利代理环节和流程没有获得有效监督、专利代理服务质量参差不齐等。这些问题影响了专利代理业务范围和专利代理质量,制约了我国专利代理行业的良性发展,既无法满足我国加快知识产权强国建设的现实需求,也无法实现我国《专利代理行业发展十三五规划》所要求的服务规范广泛实施,服务评价体系运行良好,力争到2020年,符合专利代理机构服务规范的专利代理机构数量超过300家的基本目标。

《规范》以专利代理机构为应用对象,规定了专利代理机构的服务内容,为专利代理机构开展专利代理业务提供了可靠的参考依据,可有效解决专利代理服务过程中存在的突出问题,规范专利代理服务的市场秩序,保证专利代理机构的服务水准。相关负责人介绍。

形象地说,标准化的作用主要是把专利代理机构积累的技术、经验,通过文件的方式加以保存,而不会因为人员流动,造成技术、经验流失。更因为有了标准化,每一项工作即使由不同的人员完成,也不会在效率与质量上出现太大的差异。

该相关负责人指出,目前,专利代理行业正逐步进入快速发展阶段,无论是专利代理人还是专利代理机构,服务能力不足的现状与社会日益增强的对高水平服务的需求之间的矛盾越来越突出。为了尽快扭转这种局面,国家知识产权局以建立标准的方式,总结专利代理行业优秀的管理经验,并向全行业进行推广,是一种有效提升整个行业发展管理水平的方式和手段。

获得业内肯定

《规范》自2017年11月1日发布后,在专利代理行业引起热烈反响。

北京康信知识产权代理有限责任公司(下称北京康信)合伙人张永明表示,《规范》对于引导我国专利代理行业发展具有三方面意义。首先,从范围来看,《规范》作为国家推荐性标准,对于统一全国专利代理机构的管理要求将起到积极作用;从架构来看,《规范》是一个针对专利代理机构管理体系建设的参考标准,这意味着它是对专利代理机构全方位的管理要求,而不仅仅针对某一项具体业务。其次,中小型专利代理机构通常更擅长专业技能,而普遍缺乏机构管理经验,《规范》有助于中小型专利代理机构在对内管理的过程中少走弯路。最后,《规范》的出台也是国家知识产权局推动我国专利质量提升的重要举措之一,由于每年约有60%的专利申请由专利代理机构提交,专利代理质量的优劣对于专利质量的高低产生了很大影响。

同时,张永明认为,《规范》的实施也有助于申请人这一利益相关方了解一家合格的专利代理机构是如何进行管理的,并就此对专利代理机构提出一些基于《规范》的要求,有利于从另一个侧面推动专利代理行业良性发展。

举例来说,《规范》5.2 股东会和合伙人会议要求:专利代理机构应召集股东会或合伙人会议,对机构重大事务进行讨论,并有会议记录;同时明确了哪些内容属于重大事务。该条款对于新成立的专利代理机构在管理、公司决策方面进行了规范,便于专利代理机构建立合理的决策机制和明确外部监督方法。另外,《规范》6.2.4人员考核要求:专利代理机构应建立人员考核评价制度,确定考核评价标准、程序和要求,建立考核评价档案。这一条款对于专利代理机构在人员管理和人才培养方面具有正向引导作用。

仔细阅读《规范》可以发现,其中不仅有企业管理过程中通行的管理要求,也涵盖了专利代理行业所特有的业务要求。可以说,《规范》既是专利代理行业统一的行动指南,也是帮助申请人更多地了解专利代理行业特有做法的参考全书,便于申请人及时保护自身权益。张永明表示。

贯标稳步推进

早在2015年9月,国家知识产权局便面向北京市11家专利代理机构开展试贯标工作,对《规范》内容的可行性进行检验。

据试贯标专利代理机构之一--路浩知识产权联盟(下称路浩)副总裁王朋飞介绍,试贯标阶段,路浩由副总裁牵头成立了内部贯标小组,在ISO9001质量管理体系的基础上,按照《规范》的所有建议性要求,对自身人力资源、服务内容、服务流程、客户沟通反馈与服务评价等方面进行了再次梳理和严格规范,基本上实现机构运作的任何一步都能做到有章可循、有可依和违必究。

虽然当时仅是试贯标,但凭借这一契机,路浩进一步细化了自身服务规范,使得完善后的规章制度更加符合服务要求;同时,借助试贯标工作,路浩建设和完善了无纸化办公系统,实现了从人员、业务、流程、财务、后勤、行政等模块的无缝交互,大幅提高了机构整体的运行效率,也给客户带来了更好、更便捷的服务体验。

《规范》正式发布后,部分专利代理机构积极地开展了对标工作。张永明介绍,经过内部自我检视,北京康信目前的管理规范和实践完全符合《规范》的要求。

王朋飞建议,专利代理机构后续开展《规范》贯标工作时,不应为了贯标而贯标,要深刻理解贯标的意义。另外,在贯标过程中,一定要将专利代理机构的服务规范与市场环境以及客户需求紧密结合,并且与机构自身的信息化办公系统切实结合,这样专利代理机构的服务能力和服务质量才能迈上新的台阶。

据了解,国家知识产权局下一步将完成《规范》认证体系的建立和相关培训的课程设计,并选择试点区域,有序推进《规范》贯标工作。

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